Zaposlenik koji je promijenio radno mjesto, vanjski suradnik kojem je istekao ugovor ili administrator s preširokim pristupom nisu samo administrativni detalji. Svaki od tih slučajeva može otvoriti put do poslovnih podataka, prekida rada ili pogreške koju je teško naknadno objasniti. Upravljanje korisničkim ovlastima zato je sastavni dio sigurnosti i redovitog održavanja poslovnog IT sustava, a ne jednokratni zadatak pri zapošljavanju.
U manjim i srednjim tvrtkama ovlasti se često dodjeljuju brzo, iz opravdanog poslovnog razloga: novi zaposlenik mora početi raditi, računovodstvo treba pristup aplikaciji, vanjski partner mora riješiti problem. Problem nastaje kada se pristupi ne pregledavaju, ne dokumentiraju i ne ukidaju na vrijeme. Tada se godinama nakupljaju aktivni računi, dijeljene lozinke i prava koja više nitko ne može jasno obrazložiti.
Što obuhvaća upravljanje korisničkim ovlastima
Korisnička ovlast određuje što određena osoba ili sustav smije vidjeti, mijenjati, odobriti ili administrirati. Ona nije isto što i korisnički račun. Jedan račun može postojati, ali bez pristupa osjetljivim podacima; drugi može imati ovlasti za rad u pojedinoj aplikaciji, mrežnoj mapi, sustavu za obračun, Microsoft 365 okruženju ili administraciji poslužitelja.
U praksi, upravljanje ovlastima obuhvaća cijeli životni ciklus pristupa: otvaranje računa, dodjelu prava prema radnom mjestu, promjenu prava pri promjeni odgovornosti, redovitu provjeru te pravodobno ukidanje pristupa. Obuhvaća i administrativne račune, pristupe vanjskih izvođača, servisne račune aplikacija te račune bivših zaposlenika.
Dobar model ne polazi od pitanja može li se nekome dati pristup, nego treba li mu taj pristup za konkretan posao. To je načelo najmanjih potrebnih ovlasti. Djelatnik treba imati dovoljno prava da izvrši svoj zadatak, ali ne i šira prava samo zato što ih je tehnički jednostavnije dodijeliti.
Zašto preširoke ovlasti stvaraju poslovni rizik
Preširoke ovlasti povećavaju posljedice svakog propusta. Ako korisnik otvori zlonamjernu poveznicu, a njegov račun ima pristup velikom broju mapa, poštanskih sandučića ili poslovnih aplikacija, šteta može zahvatiti znatno širi dio sustava. Isto vrijedi za slučaj krađe zaporke ili pogrešno poslane datoteke.
Rizik nije samo sigurnosni. Zaposlenik s nepotrebnim pravom izmjene može slučajno obrisati podatke, promijeniti postavke ili zaustaviti poslovni proces. Kada više osoba koristi isti račun, teško je utvrditi tko je proveo određenu radnju. To usporava rješavanje incidenta i smanjuje vrijednost evidencije aktivnosti.
Direktori i voditelji odjela često problem primijete tek pri odlasku zaposlenika ili tijekom uvođenja novog sustava. Tada se otkrije da bivši djelatnik još ima pristup pošti, da vanjski računovodstveni servis koristi zajednički račun ili da nitko ne zna tko administrira pojedinu poslovnu aplikaciju. Takvo stanje otežava kontinuitet poslovanja jednako kao i zaštitu podataka.
Pristupi trebaju pratiti radne uloge
Najpraktičniji način dodjele prava je povezivanje ovlasti s radnim ulogama, a ne s pojedinačnim zahtjevima. Primjerice, djelatnici prodaje mogu pripadati grupi s pristupom CRM sustavu i zajedničkim prodajnim dokumentima, dok računovodstvo ima zasebnu grupu za financijsku dokumentaciju. Kada nova osoba dođe na isto radno mjesto, ne mora se ponovno osmišljavati svaka dozvola.
Takav pristup pojednostavnjuje administraciju, ali zahtijeva disciplinu. Grupe ovlasti moraju biti jasno imenovane i opisane, a njihove članove treba redovito provjeravati. Grupa nazvana „Puni pristup” bez objašnjenja obično je znak da je sustav rastao bez jasnih pravila.
Posebnu pozornost traže osobe koje prelaze iz jednog odjela u drugi. U praksi se često dodaju nova prava, dok se stara zadržavaju. Ispravan postupak je pregledati sve postojeće pristupe i ukloniti one koji više nisu potrebni. Promjena radnog mjesta nije samo dodjela novih ovlasti.
Administratorske ovlasti nisu za svakodnevni rad
Administratorski račun omogućuje izmjene koje mogu utjecati na cijelu infrastrukturu: korisnike, sigurnosne postavke, poslužitelje, sigurnosne kopije ili mrežne uređaje. Takve ovlasti trebaju biti ograničene na osobe koje ih stvarno trebaju i koristiti se samo za administrativne zadatke.
Dobra je praksa da IT administrator ima zaseban standardni račun za e-poštu, dokumente i svakodnevni rad te poseban administratorski račun. Time se smanjuje rizik da kompromitacija običnog korisničkog računa automatski omogući visoke ovlasti. Administratorski pristupi dodatno trebaju biti zaštićeni višefaktorskom provjerom identiteta i evidentirani.
Ni direktor ili vlasnik tvrtke ne treba automatski imati administratorska prava na svim sustavima. U pojedinim organizacijama to može biti opravdano zbog odgovornosti i dostupnosti, ali takva odluka mora biti svjesna, dokumentirana i tehnički zaštićena.
Uvođenje, promjena i odlazak zaposlenika
Najviše propusta nastaje u prijelaznim trenucima. Zbog toga je korisno definirati jednostavan postupak koji uključuje nadređenu osobu, ljudske resurse i IT podršku. Za novog zaposlenika treba unaprijed odrediti radnu ulogu, potrebne sustave i osobu koja odobrava pristupe. IT tada provodi odobrenu konfiguraciju, umjesto da samostalno procjenjuje poslovne potrebe.
Kod promjene radnog mjesta postupak mora sadržavati i uklanjanje starih prava. Kod odlaska zaposlenika prioritet je pravodobno blokirati pristup, odjaviti aktivne sesije, preusmjeriti poslovnu e-poštu kada je to potrebno te provjeriti pristupe aplikacijama, udaljenim vezama i zajedničkim resursima.
Važno je razlikovati trenutačno ukidanje pristupa od brisanja računa. Brisanje može ukloniti poslovnu dokumentaciju, poštu ili tragove aktivnosti koji su još potrebni. Najprije se račun obično blokira i čuva prema internim pravilima tvrtke, a zatim se odlučuje o arhiviranju ili brisanju.
Redovita provjera sprječava nakupljanje rizika
Ni najbolje postavljen sustav nije trajan ako se ne provjerava. Organizacije bi trebale povremeno pregledati tko ima pristup ključnim sustavima, osobito financijskim aplikacijama, dijeljenim mapama s osjetljivim dokumentima, administraciji Microsoft 365 okruženja, backup sustavima i udaljenom pristupu mreži.
Učestalost ovisi o djelatnosti, broju zaposlenika i osjetljivosti podataka. Tvrtka s nekoliko korisnika i jednostavnom infrastrukturom može provoditi temeljit pregled nekoliko puta godišnje. Organizacija s više lokacija, čestim promjenama zaposlenika ili većim brojem poslovnih aplikacija trebat će češću provjeru.
Pregled nije učinkovito pitanje upućeno IT-u: „Tko sve ima pristup?” Poslovni vlasnik procesa treba potvrditi treba li pojedina osoba pristup određenim podacima. IT može pokazati tehničko stanje i provesti izmjene, ali voditelj odjela najbolje zna tko zaista obavlja pojedini posao.
Dijeljeni računi i vanjski pristup
Dijeljeni računi izgledaju praktično dok ne nastane problem. Ako više osoba koristi isti identitet za pristup aplikaciji ili poštanskom sandučiću, nema pouzdane odgovornosti ni jasnog zapisa aktivnosti. Gdje god je moguće, svaka osoba treba imati vlastiti račun.
Ponekad poslovna aplikacija tehnički zahtijeva zajednički ili servisni račun. U tom slučaju treba jasno odrediti njegovu namjenu, vlasnika, mjesto sigurne pohrane pristupnih podataka i postupak promjene zaporke. Servisni računi ne bi smjeli imati interaktivni pristup ako im nije potreban, a njihove ovlasti trebaju biti ograničene na rad aplikacije.
Vanjski IT partneri, računovođe i dobavljači također trebaju individualne, vremenski ograničene pristupe kada je to izvedivo. Stalni pristup može biti opravdan kod ugovorenog održavanja, ali mora biti evidentiran, zaštićen i redovito preispitan. CarPen Rebuild u okviru IT podrške često prvo provjerava upravo takve stare i nedovoljno dokumentirane pristupe, jer oni ostaju nevidljivi sve dok ne stvore operativni problem.
Kako postaviti održiv proces upravljanja korisničkim ovlastima
Proces ne mora biti birokratski složen da bi bio učinkovit. Potrebno je odrediti tko traži pristup, tko ga poslovno odobrava, tko ga tehnički dodjeljuje i gdje se odluka evidentira. Za manje tvrtke to može biti jednostavan standardizirani obrazac ili zahtjev u sustavu za IT podršku. Za složenija okruženja prikladan je sustav upravljanja identitetima s automatiziranim tijekovima odobravanja.
Prioritet treba dati ključnim sustavima i računima s visokim ovlastima. Nije nužno sve riješiti odjednom. Razuman početak je popis administratora, pregled aktivnih i bivših korisnika, uklanjanje dijeljenih zaporki te uvođenje jasnog postupka pri zapošljavanju i odlasku zaposlenika.
Upravljanje korisničkim ovlastima pokazuje svoju vrijednost onda kada se dogodi promjena: zaposlenik odlazi, partner treba hitan pristup ili se mora utvrditi tko je izmijenio podatak. Tvrtka koja tada ima jasne račune, odobrenja i odgovornosti može reagirati mirno, bez traženja zaporki po starim porukama i bez nepotrebnog rizika za poslovanje.